复盘我的公司框架搭建之路

分享一篇很棒的文章,来自优联荟的圈子,是对于公司的框架的搭建,分享给大家,希望对大家有所收获。
我发现公司许多基层甚至中层的同事对一些公司的管理制度不是非常理解,所以今天这篇分享,我想通过”我们为什么需要管理?
这个角度来复盘我在共读荟中收获的知识以及为什么我会搭建这些管理制度。
假如你是一位创业者,正在创办一家公司,你一定需要回答下面的两道问题:
  • 1、你的公司在市场上将会面临哪些问题与挑战?

  • 2、你打算做一家什么样的公司去面对这些问题与挑战?

我对第一题的回答是,一家初创公司想要在这个充满竞争的市场上存活,其提供的产品或服务必须被人看见,被人记住并且愿意为之买单。

因此我对第一题的答案如下:
(1)来自供应链的挑战;
(2)来自产品的挑战;
(3)来自运营推广的挑战;
(4)来自品牌的挑战。

 

既然解决了第一题,那么第二题的答案也就呼之欲出了:
(1)效率。公司需要效率去快速解决公司发展中不断出现的各种问题,比如在产品上,产品开发过程较为漫长,每个环节如果拖延几天,整个流程将会拖慢一个月以上。那么你的新品上架速度将远低于你的竞争对手,长此以往公司将失去竞争力。
(2)质量。公司除了要有效率,也要同等的重视工作成果的质量。以运营为例,一份优质的推广计划与执行和一份粗糙的推广计划与执行可以将同一个产品带入天堂或坠入地狱。
(3)稳定。公司的产出需要效率和质量,同时这样的产出必须是持续稳定的,奉行长期主义才是公司能够脱颖而出的致胜法宝。
(4)积累。在由小变大的过程中,公司会接触和获取大量的资源,包括供应商资源、营销推广资源、物流资源、品牌与专利资源、人才资源以及各种踩坑后的各种经验。
而如何将这些资源积累和沉淀,变得可重复使用,对公司的发展是至关重要的。
因此一句话总结第二个问题,就是:
我想要做一家拥有强大的供应链资源,优质的产品,高效的运营,有影响力的品牌的公司,能够在市场上长期立足。
这需要我的公司团队能够输出有效率,有质量的工作成果,且这一输出必须长期持续稳定。同时公司在发展中能够不断积累和沉淀资源。
结论:效率,质量,稳定和积累资源成为我搭建公司框架,搭建团队的首要目标。

 

于是很自然地,我们来到了第三个问题:
我们要如何实现上述的目标呢?
答案就是:通过设置合适的管理制度与使用合适的管理工具来帮助公司实现效率、质量、稳定和积累资源。
具体分为以下四个部分:团队搭建、有效激励、高效执行、积累与沉淀。
01
团队搭建

 

1、透明化经营理念(服务主要目标:效率)
我认为优秀的团队内部应该是透明的。团队内每位成员的绩效情况与业绩情况全透明,包括下月的规划与上月的复盘,任何人想查看其他人的工作都能看得到。我认为这样能够促使大家相互学习、相互督促,使整个团队的水平在长期趋于一致。
2、企业文化(服务主要目标:效率,质量,稳定)
我们需要建立能够反应公司工作标准与氛围的企业文化与经营理念。企业文化的提炼,我们总结了四条:讲逻辑、勤复盘、强反馈、求极致,都是根据公司一路走来赖以制胜的原则提炼出来的,并制作了公司吉祥物与配套海报进行宣传。
3、建立公司分享氛围(服务主要目标:质量,稳定)
分享的目的有两个,一是提升团队成员的认知与眼界,二是促进团队整体学习氛围。我们为此专门建立了“圆桌骑士分享群”,分享的内容将会沉淀在“公司圈子”,群内的同学都能够随时搜索查看。
同时公司设置积分奖励分享者。此外,若有同学长期不分享,则会被请出分享群,分享的内容也无法查看,若还想回到群里则要支付500积分。通过奖惩机制鼓励分享。
4、注重团队沟通方式(服务主要目标:效率,质量,稳定)
有效沟通最重要的一个关键词就是“同频”,沟通双方应该是在一个picture上沟通。而实际情况中,往往会出现我在讲A,他在讲B的情况,产生“鸡同鸭讲”的问题。
解决这个问题的关键在于如何统一两个人的picture,达到同频的效果,特别是面对一个复杂问题的时候,比如制定整个团队的下月团队目标。我的解决方案就是OKR+可视化工具。
由于团队在初创期,为了便于执行,统一认知,我把OKR进行了简化。
我将运营团队的O分为了七个:团队管理、业绩目标、老品增量、新品增量、品牌深化、请款回款与其他事项,每个O又会有几个KR。团队成员的OKR都是透明的,可视化的。
在这个统一的picture下,团队负责人与团队成员的沟通会变得非常高效。
(1)有了固定的O,大家的目标非常统一又明确。如果出现问题,可以马上定位并聚焦到问题本身,在沟通中不会偏离方向,鸡同鸭讲;
(2)工作方向相对比较全面,不会出现遗漏;
(3)开会时所有人在同一个picture上沟通,大家都知道目前在说哪块工作的哪个问题。
02
有效激励

 

1、绩效奖金制度(服务主要目标:效率,质量)
(1)我在为公司设置绩效考核时,将绩效奖金分为:个人绩效、团队绩效、个人提成、年终奖。
其中,个人绩效用于引导员工的工作方向,包括工作完成度的考核,下月规划与执行的考核以及库存方面的考核;
团队绩效是基于对上月团队业绩的增长部分提取团队绩效奖金,设置的目的则是统一团队目标,使团队中每一位成员更有参与感,提高工作目标性、协作能力与工作氛围;
个人提成则是为了激励员工多劳多得,采取根据利润额分级制定提成点数的方式;年终奖制度则是设置全团队全年的业绩目标,是一个中长期指标。
分两次评估,在6月时若完成全年指标的40%,则获得一次年中奖,在年底若全部完成,则获得全部的奖金。同时,奖金发放时今年发60%,剩余部分明年年底发放,目的在于留人。
在制定绩效目标时,要关注目标实现难度,70%的达成度是一个标准。这也是团队期望值管理的一种方式。
(2)此外我为公司设置了“冲鸭积分制度”,分为通用部分与部门部分。通用部分设置的积分条件是公司层面的,如提出被采纳的建议与意见,做出了卓越贡献等
部门部分积分则是针对每个部门的关键结果进行设置,如物流部门若发掘一家可与公司长期合作的物流商,则会有积分奖励;
人事部门发掘优秀人才,也有积分奖励。积分管理平台完全线上化,积分发放采用勋章的方式,更有仪式感,且所有人都可以在手机上实时查看自己的积分。
积分可用于兑换等值奖品,也可以转化为年终奖金,同时也是公司评优的参考依据。
2、薪酬与晋升制度(服务主要目标:稳定,积累人才资源)

1、设置专业+管理双通道职级。在公司成立之初,我就为公司设置了专业能力与管理双通道的职级模式,以使得不同的人才有相适应的职业发展道路,每个职级之间有不同的薪酬与提成系数

同时管理类职级还能获得自己所在团队利润的百分比作为管理激励。若团队进行了裂变,原团队负责人也能在1年内持续获得新团队的业绩提成,鼓励老带新。

2、设置符合职业发展的晋升制度。
03
高效执行

 

1、OA审批制度(服务主要目标:效率,质量)
OA审批制度是公司协作的基础。小到报销,大到新品立项,都需要建立对应的OA审批流程,作为后续相关部门执行的依据。主要有如下两大功能:
(1)统一传达信息。
OA审批的一大功能就是将审批链条上的所有节点人员的信息知情一致化了,同时又做到了留痕。
(2)减少错误概率。
由于有多道审核环节,很多当事人没有发现的问题,会在审核环节被发现。
此外,电子化的审批可以将工作的关键字段设置为必填,使得关键信息不会被遗漏,规范工作成果的一致性,提高工作质量。
误区:

许多人认为OA审批会降低效率,而我认为这是一种舍本逐末的想法。因为OA审批能够统一全公司的工作模式,再加上统一信息和减少错误,为公司带来的效率远远高于审批时间的成本。
如果有人认为审批过程拖得太长,那就需要找到关键节点进行优化,而不应该全部否定。

 

2、项目管理(服务主要目标:效率,质量)
项目开展前的准备工作:
(1)认识到项目启动阶段的重要性。
“当一个项目已实际使用10%的预算时,将会锁定项目90%的最终成本”,所以项目启动阶段的工作怎么强调重要性都不过分,但是却往往被忽略,因此在项目开展前首先就要树立对这个阶段重要性的认识。
(2)定目标。
“选择大于努力”,项目开展之前要先定义明确的项目目标,把大方向明确下来。
在制定目标时应该要遵循“SMART原则”,目标应该是明确的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可实现的(Attainable)、相关的(Relevant)以及有时限的(Time-bound)。
(3)识鬼神。
项目开展前,要正确认识到项目有关的人有哪些,了解各方的期望和利益,并做好相应的管理和平衡利益。
(4)组团队
项目必须有一位明确的项目经理,在各方面的为人处世都要有比较资深的经验。其次,需要根据具体项目做好团队分工,明确每一位项目成员的职责,避免“三个和尚没水喝“的情况。
项目计划方案该如何做:
(1)拆任务。
将任务根据其组成、功能用途、生命周期、地域/组织等维度进行分解,并进行书面化的整理和归档,即WBS化。这个工作我们公司有在做类似的整理,比如将新品开发SOP进行书面化,并整理到公司飞书线上知识库。
(2)排计划。
根据项目的类型制定不同的计划。比如产品开发项目,我们公司将其分成了六个里程碑,每个里程碑中都有关键结果和deadline,每一步都需要认真对待,不然出不来一个好产品。
(3)算投入。
制定项目预算是我公司忽略的一块,如产品开发前期需要购买样品,投入人员对接供应链,出差,申请认证与专利的费用其实非常大,而我们没有提前去制作预算报表,往往导致花费大于预期,而收益小于预期。这方面以后需要加强。
(4)估风险。
项目在规划阶段,就应该预判其可能存在的风险。比如专利侵权风险,认证风险等等,然后提前做好风控手段,做到控制风险的效果。而这往往需要以曾经踩过的坑作为代价。
3、SOP(服务主要目标:效率,质量)
公司的各个部门都应该制作SOP,并且应该通过公司知识库长期对公司所有成员公开,便于大家查找。
首先制作的过程就是对工作系统梳理和总结的过程,能够对工作流程进行查漏补缺,加强认知。其次,SOP能够统一所有同事的Picture,使大家同频交流。
我们公司目前的SOP包括:产品开发,供应链对接,物流对接,运营推广,招聘,培训,财务SOP等。
4、授权(服务主要目标:效率)
在阅读《卓有成效的管理者》时,德鲁克大神提到管理者需要分析自己的时间,保留整段连续的时间块来处理真正重要的工作。
而管理者大部分的时间会被一些不重要的、事务性的工作占据。因此学会授权就显得非常重要。
而要做好授权的前提条件是公司拥有完善的SOP流程,明确流程上每个角色的关键作用,职责范围,将一些基础性的评审、审批等工作授权给中层或基层管理者
一方面培养他们的管理和技术能力,一方面使得高级管理者得以有更多的时间思考那些真正对公司经营重要的事情。
04
高积累与沉淀

 

1、知识库:(服务主要目标:效率,质量,积累经验资源)
“最大的浪费就是公司经验的浪费”。
因此我们每次有了新的经验,都会整理到公司知识库中沉淀下来,将能力平台化,这样公司才能达到“缺了任何人都能运转”的程度,其他团队也能够根据知识库立马上手项目,节省大量培训和沟通成本。
“企业不缺人才,缺的是培养人才的体系”,我希望能够搭建出这样的体系。
2、资源库(服务主要目标:效率,质量,积累经验资源)
公司需要建立统一管理的资源库,包括供应商资源,服务商资源与物流商资源。并且将资源库的填写与OA审批绑定,以使得资源库的填写是一个必须的过程。这样才能在每一次业务完成后,将业务相关资源沉淀到公司。
3、模板库(服务主要目标:效率,质量,积累经验资源)
跨境电商公司有大大小小许多表格,我们之前会经常遇到不同的运营部门用不同的表格做数据分析或者备货。
因此我们将所有的表格模板统一由公司管理、更新和发布,统一大家的模板,使所有人同频交流,提升公司的效率。
综上所述,你会发现很多管理制度与工具的服务目标和效果是多个的,通过分析我们可以发现管理与公司的产出是一拖几的效果,对公司的效率、质量、稳定和积累有很大的正向推动作用
因此我们应该认识到管理对于公司的价值,重视它,用好它,它也会带给你更多的回报。
以上!
0 条回复 A文章作者 M管理员
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