在项目开展前需要从哪方面入手准备?以及如何做好方案

最近在优联荟圈子中,我们举办了关于管理的读书会,效果很棒。
节选一些关于管理的内容,和大家分享,希望对大家有用。

今天的主要内容为:
1.在项目开展前需要从哪方面入手准备?
2.项目的计划方案应该怎么做才更好?具体做什么?关键点是什么?
3. 如何复盘




01
项目评估
 
当我们在开展一个项目的时候,记得在行动之前先做计划、计划之前先做分析、分析之前先要信息

1.在项目开展前需要从哪方面入手准备?

一、项目风险评估

二、项目环境分析

三、项目级别

四、投入项目的资金

五、制定项目计划

六、参与项目的人员

七、项目复盘(PDCA)

第一步:在项目启动前一定要先做好项目的风险评估,通过市场调研和侵权分析对项目的风险做一个评估,看看项目是否有存在隐患,如果不做好风险评估就贸然启动项目,等到触发了风险的时候就已经晚了。

第二步:对市场环境进行一次全面的分析,包含竞争对手的情况,我们的情况,市场大环境的情况,做出一次项目的分析。

第三步:根据风险的评估和市场环境分析的结果对项目定下级别,方便之后判断投入的人力、物力、财力等。

第四步:根据项目级别计划投入项目的资金情况。

第五步:制定项目计划,例如:项目启动和结束的时间,如果是促销项目,就要提前做好布局。

第六步:组建参与项目的人员

第七步:做好项目过程跟踪和结束后的复盘

在开始一个新项目之前,没有人能预见到项目执行过程中的所有情况。

尽管确定了明确的项目目标,并制订了尽可能周密的项目计划,仍需要对项目计划的执行情况进行严密的监控,以尽可能地保证项目顺利执行,最大限度地减少计划的变更,使项目达到预期的进度、成本、质量等目标。

项目的具体实施过程代办事项用工具让其可视化,所有成员都一目了然,例如:优联荟用的Teambition,非常好的拉动上下的一个联动性,我们用的是企微的一个工具:


2.项目的计划方案应该怎么做才更好?具体做什么?关键点是什么?

用数据管理项目
选择合适的管理者来操盘整个项目
管理者对整个项目过程的把控,不断的去进行跟踪。

用数据而不是用感觉管理项目:无法评估就无法管理。用数据而不是用感觉管理项目可以让信息透明,实际上,不确定性就会加剧人们的恐惧感,人们就会往坏处想,这是人性。
靠感觉做项目,出现的问题自然也会很多,一方面,他们过于乐观地低估工作量,另一方面,他们做计划的时候总是预测不到工作会受制于他人、其他的工作。

更重要的是,他们时常对自己已经完成的工作给出过高的评估结果,以致经常会出现这样一种情况:以为自己完成了90%的工作,实际上只完成了50%。
作为管理者要学会去把控整个项目的进程,学会”控制“,项目安排下去之后要做好项目监管,不能只是安排下去就撒手不管了,要去时常提问:

  • 要完成这项任务,需要多久?
  • 这周要处理的细分任务都有哪些?

同时要让团队成员把自己及时跟进自己的工作进度,用数据在to do list里面展示出来,每一次展示都是对工作的澄清,有助于识别项目中隐含的问题,方便监管者去把控整个流程的走向,在关键节点做出优化决策。


02
5W2H评估法则
 
我做项目计划的时候习惯用5W2H,这里用之前做的一个B端的项目来进行验证:
首先,接手项目的前因:
项目一段时间收益没有在预估值,需要改变现状
项目的现状:用5W2H来进行拆解分析:

(1)WHAT——项目目前存在的问题是什么?解决方案是什么?
在我询问了项目团队的流程和数据后,我梳理了一份思维导图,大概对目前的现状有个较为清晰的了解:
1、客户资源少
2、客户需求量不高
3、客户粘性不够

(2)WHY——为什么要这么做?这个是否是最佳方案?
OK,现在我了解了目前存在的问题了,那么为什么会出现这些问题呢?
1、项目人员没有对获客渠道做出拓展
2、对老客户维护不够

3、没有主动进行售后咨询
那么解决方案是什么呢?
1、制作维护老客户&获取新客户的话术/活动(两个以上,我要做A/B测试)
2、对现有客户的需求做一个了解(他们多久会有一次需求?每次需求的量是多少?每次服务出现了哪些问题?)
3、对所有客户发送一份调查问卷表(弄清楚哪个环节让对方没有使用我们的服务)

(3)WHO——这些事情由谁来做?
具体事宜团队头脑风暴,方向和框架上我来做,最终由我给出任务和阶段目标,团队落实执行。

(4)WHEN——这些事情什么时间做?

1、即刻对老客户进行问卷调查

2、三天内整理现有客户的需求文档

3、一周之内准备新老客户话术及活动方案

(5)WHERE——这些事情在哪里做?
同时开发合作伙伴,合作伙伴在目标国家进行客户挖掘,我们在国内进行项目方案的优化

(6)HOW——那我们要怎么做?如何提高效率?如何实施?方法是什么?
  • 第一步,团队在整理数据的同时,我也开始对同行网站进行了剖析:首先,看看目前市面上是否有人这么做?他们是怎么做的?他们做的怎么样?他们的利润如何?
  • 第二步,优化方案,客户跟我们合作他能得到哪些收益
  • 第三步,根据竞对的情况,对我们的网站和服务做出针对性的优化,提供活动方案
  • 第四步,寻找一个合作伙伴来切入目标市场

(7)HOW MUCH——我们做到什么程度?
 
大方向的目标:从我们的目标市场入手,慢慢拓展到东南亚,最后做到欧美
小节点的目标:每个月开发10+客户,25W+订单


03

SMART准则
 
根据5W2H的分析结果,遵循SMART原则为项目做一个SOP:

一、定义明确的项目目标(遵循SMART原则) 
也就是说这个项目我要做成什么样的一个结果,确定明确的目标后,所有人都要以这个达成这个目标的结果为导向去开展工作:
S=Specific(要切中特定的工作指标,不能笼统)

下一季度开拓30+新用户,完成10个稳定客户的合作,100W+订单
M=Measurable(是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的)

1、当日之内对老客户进行问卷调查,我要收集用户痛点,以及为什么客户后期没有使用我们服务的真实原因(A完成)
2、三天内整理现有客户的需求文档(B完成)
3、一周之内准备新老客户话术及活动方案(A完成)
4、完成对竞争对手的调研和方案(B完成)

A=Attainable(在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标)
根据分析的结果和竞对的调研,我们以季度目标为导向进行工作的安排:
  • 季度开拓40+新用户,完成10个稳定客户的合作,100W+订单-
  • 拆分到每月就是10个新客户,2.5个稳定合作的客户,25W+订单,也就是说,每个客户只要完成一笔订单就可以达到这个目标了~

R=Relevant(是与工作的其它目标是相关联的)
A主要负责客户的问卷调查,根据问卷调查的结果做出分析,并完成活动方案(吸引新老客户来使用我们的服务)
B负责整理现有客户的需求文档以及竞争对手的调研,为之后的项目计划给出方向
我负责统筹全局,给出决策

每个人的工作拆分来看都是和之后的计划息息相关的,所以要想成功,离不开每一个细节点的深入调研,且方向不能偏离实际工作目标~
T=Time-bound(必须有明确的截止日期)
项目总时长为一个季度,但是每一天、每一周、每一个月我都要跟踪SOP里面的各项数据

二、合理规划里程碑节点
做好项目的细致化的拆分,不同阶段的对应的一个节点,让项目具有可行性,日后也有验收价值,做好SOP里面的每一天、每一周、每一个月的数据节点跟踪。

三、围绕里程碑节点安排工作
设置不同节点下面的不同工作内容,不同的工作内容安排不同的员工进行操作,同时对不同节点可能会出现的问题作出预判和应对计划,抓好每个节点过程。

四、预估投入项目的资金
根据设定的目标,项目的节点、人员的安排来预估投入项目的资金,这个投入资金包含项目总投入资金,不同关键节需要将项目资金细分到每一个节点上面去。

五、参与项目成员的会议
对参与项目的成员进行一次项目会议,强调项目目标、各个节点的具体工作安排、各个节点可能会出现的问题&解决的一些方案、不同节点可以投入的资金,调动所有项目成员的积极性,提升成员对项目的重视度。

六、项目推进
根据安排好的阶段,每个人负责对应的版块,有条不紊的开展工作,并在每天反馈当日的一个情况,细分到每个小的节点,方便管理者做分析和调整。

七、项目复盘
重点分享一下项目复盘这一块的内容,复盘这个环节是我认为一个项目非常重要的一个环节,能对管理者自身能力做一个检验,对团队协作做一个检验。对各个关键节点展现出一个清晰的数据。

之前看到有人分享过成长思维和复盘的内容,我觉得很适用,我自己也一直这么去对项目做复盘,在这里分享一下:
你的能力永远不是静止的,而是不断成长的;
失败并不是否定你的能力,而是告诉你「你可以做得更好」;

无论面对多么困难的挑战,只要抱着「我可以从中学到什么」的心态,都可以令你鼓起勇气;
也就是说:保持成长心态,你会发现,生活中许多压力和焦虑,其实都会变得不值一提:因为它们都可以视为为了一个目的而存在:让自己成为更好的自己。

 这也是我判断一件事情有没有价值的标准之一。不论什么事情,只要我能够从中获得成长 —— 不论是经验、能力,还是视野、心智的成长,它对我来说就是有价值的。
如果你能深刻理解这一点,你会对生命中的一切,燃起更大的激情。
那么,如何落地践行成长思维呢?一个非常重要的能力,就是复盘。


04

什么是复盘

很多人对复盘有一个误区:认为「复盘」就等于「我做了什么」
结束了一天的工作,临睡前,总结一下:今天做了哪些事情?有什么收获?给自己这一天打个分;

周末,回顾自己这一周做的事情,发现没有达到预期,反思一下:是不是时间管理做得不好,没有能够腾出足够的时间?

又或者:终于做完了一个项目,开一场总结大会吧。会上,大家凭着回忆和直觉,讲一讲在项目中做得好的经验、做得不好的地方,然后把内容整理下来,封存起来,当成对这个项目的复盘……

复盘的真正目的,是让自己把过去的每一天、每一次行动、每一个任务,都变成自己的养分,把它们吸收,化为己用,让自己比起过去的自己,再多迈出哪怕一步的距离。

永远从过去获得力量,来帮助我们更好地面对未来 —— 这才是复盘的意义。
我们通过书籍了解到了PDCA,昨天的作业中大家也多次提及了PDCA,围绕PDCA进行项目的复盘,这么做复盘会让我们的项目结果呈现的更加清晰明了。
对自身的不足也很明显的暴露,是个非常好的复盘方式,但比这个更有效的方式是什么呢?

 
那就是是给 PDCA 循环,再套上一层「监测循环」
  • 计划是否与目标的偏离度?
  • 在项目启动过程中,是否出现了问题?
  • 是否有优化空间?
  • 如何优化?
  • 对节点进行检查的时候是否发现了之前没有预估到的问题?
  • 对这个问题是否有自己的解决思路?
  • 在做出优化调整的动作之后,是否有思考这个方法也是适合其他项目里面遇到的难点?
  • 是否可以迁移过去使用?

也就是说:在你整个思考和行动的过程中,你都要始终跳出自己的角度,从第三方的视角审视自己,把自己的所思所想所做记录下来,并加以审视,从中找出自己能够成长的空间和可能性。

在这种情况下,你关注的是什么呢?是成长。也就是「我可以如何变得更好」。
这才是真正有效的复盘。
复盘真正的意义,不是关注已经成为过去的过去,而是着眼于未来。

以上!

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